امروزه شرکتهای بزرگ و کوچک، دولتها، سازمانها و ادارات فراوانی از نرمافزارهای حضور و غیاب استفاده میکنند. اما در برخی موارد که کارمندان خارج از اداره و سازمان مشغول به کار هستند این سؤال مطرح میشود که در چنین مواقعی چگونه میتوان ساعات کاری را کنترل کرد. اینجاست که اپلیکیشنهای حضور و غیاب به کمک مدیران صنایع و کسبوکارهای بزرگ و کوچک میآیند.
نصب اپهای کنترل تردد در دستگاههای موبایل هوشمند به شما کمک میکند تا کنترل لازم را روی ساعات کاری داشته باشید. این اپها به ویژه زمانی که کارمندان به نرمافزار حضور و غیاب دسترسی ندارند مزیت بزرگی محسوب میشوند. برای مثال زمانی که خارج از سازمان مشغول به کاراند، با مشتریها ملاقات میکنند یا دائماً در حال سفر هستند. نسخههای موبایل اپهای کنترل تردد، کاربردی و در هر مکانی قابل دسترساند و با داشتن یک دستگاه گوشی هوشمند میتوانید آنها را هر کجا به همراه داشته باشید. در مطلب زیر به هفت مورد از برترین اپهای حضور و غیاب موبایل دنیا اشاره میکنیم.
نسخه موبایل تایم کمپ به کاربر کمک میکند تا پروژههای خاص جدید و پروژههای در حال اجرا را به صورت خودکار کنترل کرده و تایمها را به صورت دستی تغییر دهد. این نرمافزار کنترل تردد روی دستگاههای مجهز به سیستم عامل اندروید و iOS قابل نصب است. این اپ پس از نصب روی دستگاه موبایل، هر ۱۵ دقیقه با حساب کاربری آنلاین شما همگامسازی میشود. میتوانید در هر زمان و مکانی به تایم کمپ دسترسی داشته باشید. همچنین این اپ به صورت آفلاین نیز قابل اجرا است و به محض اتصال به اینترنت، خود را با سرور همگامسازی کرده و گزارشهای دقیقی تهیه میکند. کاربر به راحتی میتواند پروژهها و دادههای ورودی را وارد کرده و از زمان مورد نیاز برای به انجام رساندن آنها مطلع شود. همچنین میتوان دادههای ورودی را تنها با چند کلیک ویرایش کرد و آنها را به صورت با دستمزد و بدون دستمزد دستهبندی کرد. از مزایای دیگر این اپلیکیشن، قابلیت ویرایش اطلاعات و برنامههای آتی است.
اپ موبایل تایم داکتر برای افرادی طراحی شده که نمیتوانند در محیط اداره کار کنند یا دائماً در حال سفر هستند. به وسیله این این نرمافزار حضور و غیاب میتوانید روند پیشرفت کار و ساعات کاری صرف شده برای انجام پروژهها را زیر نظر گرفته و وقت خود را به صورت مؤثر مدیریت کنید. بعلاوه، این اپ دارای قابلیت GPS است که به وسیله آن میتوانید پیشرفت کار خود و پرسنل و روند انجام پروژههای خاص را دنبال کنید.
نرمافزار هاروست که برای دو سیستم عامل اندروید و iOS ارائه شده به شما کمک میکند حضور و غیاب پرسنل را دنبال کرده و مدیریت زمان را در دست بگیرید. همچنین با استفاده از اپ موبایل هاروست میتوان هزینهها و صورتحسابها را ثبت و بودجه را در هر زمان و مکانی کنترل کرد. استفاده از این اپ کنترل تردد آسان است و رابط کاربری روانی دارد.
تاگل یکی از پرطرفدارترین نرمافزارهای حضور و غیاب است. اپ موبایل این نرمافزار نیز به راحتی قابل استفاده بوده و نیازی به دانش فنی خاصی در مورد نرمافزارهای کنترل تردد ندارد. این اپ مناسب کسانی است که به نرم افزاری ساده برای کنترل ساعات کاری پرسنل خود نیاز دارند. با اپ حضور و غیاب تاگل میتوانید دادههای جدید وارد کرده، دادههای قبلی را دنبال کنید و به گزارشها دسترسی یابید. این اپ جدای از کنترل تردد، دارای قابلیتی برای افزودن دستی دادههای ورودی نیز هست. همچنین همه دادهها به صورت آنلاین با فضای ابری همگامسازی میشود.
دسک تایم اپ دیگری است که در هر دو سیستم عامل اندروید و iOS نصب میشود. میتوانید از این نرمافزار به صورت آفلاین استفاده کرده و با وصل شدن به اینترنت، آن را با فضای ابری همگامسازی کرد. می توانید در هر مکانی به این اپ دسترسی یافته، پیشرفت کاری تیم خود را دنبال کرده و عملکرد شرکت و دیگر دادههای مورد نیاز را تحلیل کنید. دسک تایم برای همه شرکتها، سازمانها و اشخاص مناسب است و بهرهوری را افزایش میدهد.
اپ کالاماری با هدف مدیریت حضور و غیاب توسعه داده شده ولی به عنوان ابزار مدیریت پروژه نیز کاربرد دارد. از قابلیتهای این نرمافزار میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- ثبت مرخصی، روزهای تعطیل و دورکاری
- تأیید یا عدم تأیید غیبت کارمندان و تقاضای تایم کاری
- کنترل تردد با استفاده از تکنولوژی آیبیکن (iBeacon)
- همگامسازی با موقعیت جغرافیایی
- دریافت هشدار این اپ برای مدیریت منابع انسانی بسیار مناسب است. اگرچه کالاماری برای افرادی که قصد دنبال کردن کار تیمی خود را دارند نیز کاربرد دارد.
هاب استف یکی از پرطرفدارترین ابزارهای کنترل تردد است که به وسیله آن میتوان تردد و حضور و غیاب پرسنل را مدیریت کرد. رابط کاربری این اپ کاملاً مشابه نسخه دسکتاپ است و کارکردی یکسان نیز دارد. در این اپ موبایلی کنترل تردد، میتوانید دادههای جدیدی وارد کرده و وقت خود را مدیریت کنید. همچنین قابلیت ثبت موقعیت جغرافیایی زمانهای حضور برای افرادی که خارج از اداره مشغول به کاراند قابلیت خوبی است. کلام آخر ممکن است با مقایسه اپهای مختلف حضور و غیاب، متوجه تفاوت قابلیتهای آنها نشوید. با این حال، حتی اپهای خاص دارای قابلیتهای ویژهای هستند که شبیه به یکدیگر به نظر میآیند ولی کاربردی متفاوت دارند. پیش از انتخاب اپها، آنها را در دستگاه هوشمند خود نصب کرده و اطمینان حاصل کنید که نیازهایتان را برطرف میکنند. از سوی دیگر اگر تنها به دنبال یک اپ حضور و غیاب ساده هستید میتوانید هر کدام از اپهای نام برده را انتخاب کنید.
در محل کار و هنگام ثبت تردد کارمندان استفاده از
موبایل اپلیکیشن برای چه سازمان هایی مناسب است:
برای سازمان هایی که پرسنل باید هر روز مجوزهایی مانند مرخصی های روزانه، ساعتی و ماموریت های خود را ثبت نمایند، اما کامپیوتر در دسترس ندارند.
برای کسب و کارهایی که برخی کارکنان کار با کامپیوتر را نمی دانند و برای ثبت مجوز خود دچار دردسر هستند.
برای شرکت هایی که نیروی های خارج از سازمان دارند. این نیروها یک مکان همیشگی نیستند، تا مجوزهای خود را ثبت کنند.
موبایل اپلیکیشن حضور و غیاب به راحتی میتواند تمامی گزارشات ارسال و دریافت کند و در لحظه تمامی ترددها در آن ثبت شده و به کارفرما اطلاع داده شود. سامانه حضور و غیاب که به صورت یک اپلیکشن موبایل به راحتی قابل استفاده بوده و شما با نصب این نرم افزار به صورت آنلاین و لحظه ای تمام تردد کارمندان خود را مشاهده میکنید. در موبایل اپلیکیشن حضور و غیاب این امکان نیز وجود دارد که شما در هر مکان و هر زمان و با هر وسیله ارتباطی که در اختیار دارید تنها با اتصال به اینترنت می توانید به پنل نرم افزار مجموعه خود وارد شده و تمامی اطلاعات تردد پرسنل خود را مشاهده و از هر نقطه ای کسب و کارتان را کنترل کنید.
موبایل اپلیکیشن حضور و غیاب به منظور سهولت در امر مدیریت تردد و کارکرد پرسنل به صورت اپلیکیشن طراحی شده است. در موبایل اپلیکیشن این امکان وجود دارد که بتوان کاربرانی را به عنوان مدیر مشخص نمود و برای هر کدام از مدیران سطح دسترسی و افراد زیر مجموعه تعیین کرد. مدیران با ورود به اپلیکیشن موبایل حضور و غیاب می توانند درخواست های پرسنل زیر مجموعه خود را ببینند و در صورت نیاز درخواست های آنها را تأیید یا رد کنند و یا حتی گزارش کارکرد زیر مجموعه خود و افراد حاضر و غایب را مشاهده نمایند.
موبایل اپلیکیشن حضور و غیاب به شما این امکان را میدهد که علاوه بر ثبت تردد کارمندان خود بتوانید تمامی گزارش های هر فرد را نیز در اختیار داشته باشید که در طول یک بازه زمانی چگونه ورود و خروج داشته است. حتی میتوانید میزان تاخیر و تعداد مرخصی های هر فرد را مشاهده نمایید که در طول یک ماه به چه میزان از مرخصی استفاده کرده است.
1.کارتابل
2.درخواست مجوز
3.ثبت تردد
4.نمایش مجوز
5.نمایش کارکرد روزانه و ماهانه
این موارد تنها بخشی از مزایای استفاده از موبایل اپلیکیشن حضور و غیاب است. شما میتوانید برای کسب اطلاعات بیشتر و یا خرید اپلیکیشن موبایل حضور و غیاب با شماره 85530-021 تماس بگیرید و یا به وب سایت ما به نشانی www.ghadirco.net مراجعه نمایید.
از سالیان گذشته همواره مشکلات و سوء تفاهم هایی بین مدیر و کارمند در مورد ساعت رفت و آمد و ساعت کار و تعداد مرخصی ها در کسب و کار های مختلف وجود داشته است. امروزه به لطف پیشرفت تکنولوژی و ظهور
کسب و کارهای بزرگ و سازمان و ادارات همواره سازوکار قوی و قوانین جامع تری درباره ساعات حضور و غیاب دارند. اما در کسب و کارهای متوسط و کوچک و محلی کمتر شاهد وضع قوانین سخت گیرانه هستیم و حتی اگر این قوانین هم وضع شوند، ضمانت اجرایی برای آنها وجود ندارند. از این رو در این نوع کسب و کار استفاده از شفافیت بین کارفرما و کارمندان می تواند تنها راه حل عملی باشد.
از گذشته تا کنون، مفهوم جدیدی به نام کسب و کار تیمی ایجاد شده است. مفهومی که باعث شد کم کم قوانین جدیدی برای حفظ این گروهها ایجاد شود که یک مورد پایه ای این قوانین، قانون پرداخت حقوق بر اساس میزان کار و ساعات حضور در محل کار بود.
امروزه کسب و کارهای گروهی بیشترین نقش را در اقتصاد به خود اختصاص داده اند. از این رو حفظ آنها هم به نفع صاحبان کسب و کارها است و هم به نفع اقتصاد. برای حفظ این داستان یک نوع رابطه ای به نام حقوق بین کارفرما و کارکنان ایجاد شد که عموما بر پایهی میزان کار و میزان ساعات حضور در محل کار تعیین می گردد.
میزان کار عموما معیاری است مشخص که بر اساس یک قرارداد بین کارفرما و کارمند قابل ارزیابی است اما چیزی که کمی در آن اختلاف نظر وجود دارد، ساعات کاری است. در اصل میزان کار، اتفاقی است قابل رویت و اندازه گیری اما ساعات کار را به سختی می توان بر روی ترازوی عدالت گذاشت و آن هم به خاطر نحوه ثبت آن است. امروزه دستگاه و اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین به نوعی توانسته اند این مشکل را تا حد زیادی حل کنند؛ اما باید قبول کرد که یک سری مشکلات به طور کامل حل نشده است.
اولین مشکل که توسط سامانههای حضور و غیاب سنتی نیز حل نشد این بود که اکثرا این سامانهها در اختیار مدیر بود و مدیر می توانست بر اساس هر صلاح دیدی میزان ساعات کاری کارمندان خود را کم و زیاد کند. این مشکل به خصوص درباره ساعات اضافه کاری، مرخصیها، ماموریتها و … نه تنها در سازمان های بزرگ بلکه در شرکتهای کوچک و کسب و کارهای محلی بسیار دیده شده است.
عموما کارمند تصور می کند که میزان ساعات بیشتری را در محل کار حضور داشته و مستحق دریافت دستمزد بیشتر است. از طرفی اگر از نظر تعداد ساعات حق با کارمند باشد، همواره مدیر نسبت به کیفیت حضور کارمند خود معترض بوده و معتقد است میزان ساعات مفید کاری او کمتر از این مقدار است. در این چنین وضعیتی خطر از هم پاشیدگی گروه کسب و کار حس می شود.
نکته جالب اینجاست که معمولا هم کارمند و هم مدیر هر دو دیدی درست دارند؛ منتهی بحث اصلی اینجاست که آنها بر سر چیزی به اختلاف می رسند که اصالتا کیفی بوده و متر و شاخص خاصی برای آن نمی توان در نظر گرفت. بنابراین چگونه می توان این مشکل را حل کرد؟
بهترین راهکار برای جلوگیری از ایجاد هر نوع سوء تفاهمی در هر کسب و کاری این است که دیوار میان مدیر و کارمند برداشته شود. این کاری است که اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین می تواند در مورد اختلاف نظرهای ایجاد شده در باب ساعات حضور، اضافه کاری و …. انجام دهد. در حقیقت
مزیت اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین نسبت به سایرین این است که گزارش گیری در آن بسیار آسان است. یک کارمند می تواند به گزارش های شخصی خود دسترسی راحتی داشته باشد و هر لحظه از شبانه روز در هر جایی که حضور داشته باشد، گزارش های مربوط که کل میزان ساعات کاری و … را دریافت و حتی چاپ کند. در واقع در سامانه های سنتی امکان گزارش گیری ضعیف تری برای کارمندان قائل بودند و علاوه بر این دسترسی به این سامانه عموما تنها در محل کار امکان پذیر بود.
از طرف دیگر در سیستم های حضور و غیاب سنتی درخواست مرخصیها به شکل دستی و کاغذی بود و این اتفاق به دلیل این که توسط خود کارمندان در سامانه ثبت نمی شد، باعث ایجاد اختلاف میگردید. اما یک اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین، در واقع هر اتفاقی که مرتبط با کار باشد را در خود جای داده است. در واقع کارمند می تواند به راحتی در پنل خود میزان ساعتهای مرخصی، اضافه کاری و… را مشاهده کند.
اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین و رفع سوء تفاهمات کاری
مشکلاتی که سامانه های حضور و غیاب سنتی دارند تنها برای کارمندان نیست. برای مدیران همواره محاسبه ساعات اضافه کاریها و ماموریت های تک تک عوامل، کاری سخت و غالبا پر خطا محسوب می شود. اما وقتی گزارش گیریها لحظه ای و آنلاین باشند و همچنین انواع گزارش گیری ها درباره ساعت کاری تک تک افراد ممکن باشد، این نوع ابهامها برطرف می شوند.
در واقع اصلی ترین و مهمترین مزیت اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین در دو نکته است:
این شفافیت به واسطه استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین می تواند از طریق ایجاد یک تعامل دو طرفه مشکل را به راحتی و دوستانه حل کند. به نظر شما وقت آن نرسیده که سراغ سامانه حضور و غیاب آنلاین بروید؟
زمان سرمایه است
حضور و غیاب کارکنان برای کسب و کارهای کوچک و متوسط امری بسیار ضروری است. کارفرمایان نیازمند نرم افزار حضور و غیاب قابل اعتماد برای ثبت دقیق ساعات کاری و حذف خطای انسانی هستند. استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین میتواند راه حل مناسبی برای حل این مشکل باشد. اگرچه اغلب با این مزیت ها آشنا هستند، ولی برخی از آنها به دنبال یافتن سیستم ردیابی زمان برای کسب و کار کوچک هستند تا مطمئن شوند که به درستی کار می کنند.
تکنولوژی همچنان به پیشرفت با ارائه محصولات بیشتر برای نرم افزارهای تحت وب که در محیط ابری کار می کنند عمل می نماید. دو دلیل اصلی برای برتری این محصولات وجود دارد:
اولین دلیل، اگر کارکنان و مدیریت، برنامه ها را به روز رسانی نکرده باشند، همچنان در زمان صرفه جویی می شود. همچنین جایگزینی اپلیکیشن غیر ضروری است.
به کار گرفتن نرم افزار بر سرورهای چندگانه دلیل دومی است که نرم افزارهای تحت وب برای کسب و کارهای کوچک مناسب است. هیچ کس از مسائل فنی و یا قطع برق که مانع گردش کار می شود، ناراحت نمی شود.
پیاده سازی نرم افزار در سراسر شرکت
نرم افزار حضور و غیاب را در تمام بخش های مجموعه اجرا کنید. این امر اجرای فرایندها را در بخش های مختلف ساده می کند. اصلاح برنامه ها توسط همه کارکنان دیده می شود.
پیاده سازی یک سیستم نرم افزاری در سراسر شرکت، مانع از عواقب ناشی از عدم اطمینان در هنگام ورود اطلاعات می شود. هر بخش درگیر با یک پروژه با برقراری ارتباطات بیشترهمکاری مؤثرتری را ایجاد می کند.
ویژگی های مناسب با کسب و کارهای کوچک را انتخاب کنید
حتی کسب و کارهای وابسته به یک صنعت نیازهای متنوعی دارند. بنابراین لازم است
نظارت بر فعالیت های کارکنان برای به حداکثر رساندن بازۀ کاری ضروری است.
ثبت زمان ممکن است مواردی که کارکنان به طور مطلوب عمل نمی کنند رانشان دهد. تمام گزینه ها را بررسی کنید و سیستم مناسب با کسب و کار خود را انتخاب نمایید.
مدارک مناسب برای تمام اعضای تیم
مدارک معتبر بین بخش های مختلف برای جلوگیری از مشکلات ضروری است. پلت فرم انتخابی برای ثبت زمان کاری باید شامل بخشی باشد تا اعضای تیم بتوانند تغییرات را برای همه ضمیمه کنند.
برای مثال یک کارمند ممکن است در یک موقعیت نیاز به مرخصی داشته باشد، مدیر او می تواند یادداشتی را در درخواست مرخصی او قرار دهد تا اختلاف پرداختی مشخص شود. این امر مانع از ایجاد اختلاف و سوءتفاهم می شود.
پویایی خارج از محل کار
بسیاری از کارمندان مجبور به جابه جایی در سطح شهر هستند. شرکت های کوچک باید هوشمندانه این کارکنان را مدیریت کنند. این کارکنان باید به شیوه ای متفاوت زمان کاری خود را ثبت کنند. شرکت ها می توانند با انتخاب اپلیکیشن مناسب که قابل استفاده از تلفن همراه، لپ تاپ و رایانه های شخصی است امکان مدیریت زمان را برای کارمند خود فراهم کنند.
شیوه گزارش پیشرفته
یکی از مؤثرترین موارد برای افزایش بهره وری و کارایی نیروی انسانی، داشتن اطلاعات کافی است. بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید اطلاعات را جمع آوری کرده و برای ایجاد گزارش های ساده، ترکیب کند. درحالت ایده ال، گزارش باید شامل نمودارها و جدول ها باشد تا داده ها برای افراد مختلف قابل بررسی باشد. این داده ها نحوۀ انجام مطلوب پروژه ها را به خوبی مشخص می کند.
آیا اپلیکیشن حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک مقرون به صرفه است؟
تحقیقات ممکن است نشان دهند که برخی از نرم افزارهای حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک پر هزینه هستند. اما نباید این موضوع مانع از استفاده از تکنولوژی شود. گزینه های زیادی با کارایی مشابه و قیمت مناسب وجود دارد.
محصولات بسیاری در بازار وجود دارد که دارای سیستم ساده بوده و مناسب کسب و کارهای کوچک تا متوسط طراحی شده اند. معمولاً متناسب با هر بودجه ای محصولی وجود دارد.
فراتر از قیمت باید قابلیت و کارایی نرم افزار حضور و غیاب در نظر گرفته شود. پرداخت ها و مدیریت پروژه به ساعات کاری وابسه است. نصب یک سیستم حضور و غیاب می تواند به رشد شرکت کمک کند. شرکت ها علاوه بر به روز بودن، می توانند از دیگر مزایا نیز بهرمند شوند.
درباره این سایت